5 tips för att planera ett produktivt program för konferensresa utomlands

Det finns många fördelar med konferensresor utomlands. Det känns lyxigt och glamoröst att få åka iväg med företaget. Dessutom är det ett trevligt sätt att lära känna kollegorna, vilket är viktigt för alla företag men speciellt för nyanställda. Att få resa med kollegor är en trevlig upplevelse som de allra flesta uppskattar, både för sällskapet och för själva resan.

Det finns mängder av vackra platser att besöka, från snötäckta berg till historiska städer och härliga badstränder. Det finns dock många saker att tänka på när du ska planera ett program för en konferensresa utomlands. Vi har samlat fem tips som du kan använda dig av för att se till att konferensresan blir så produktiv och lyckad som möjligt.

Gör en behovsanalys och planera din konferensresa

Tänk på att det måste finnas ett tydligt behov innan du börjar planera. Din konferensresa ska leda till någon form av nytta för företaget. Det ska finnas ett mål och ett syfte helt enkelt. Exakt hur behovet ser ut beror på företagets verksamhet. Om personalen vanligtvis är utspridd kan det finnas ett behov att samla personalen så att de kan lära känna varandra på ett bättre sätt. Detta är en bra utgångspunkt för resten av planeringen. I exemplet kan många av aktiviteterna kretsa kring saker de kan göra gemensamt. Det kan naturligtvis även finnas andra behov som behöver uppfyllas, exempelvis att informera om nya produkter/tjänster, lyssna på föreläsare och så vidare. Om det finns ett belöningsprogram eller ett lojalitetsprogram inom företag kan det vara en god idé att använda även dessa på något sätt, exempelvis genom att hylla personer som presterat bra.

Att vara tidigt ute är alltid en god idé, speciellt om det finns många deltagare. Risken finns nämligen att de enda hotellen som har konferensmöjligheter är upptagna. Dessutom så får du möjlighet att börja planera själva programmet baserat på vilken konferensanläggning ni väljer. Finns det skidbacke, utomhusbad, fantastisk natur eller något annat i närheten så kan du använda detta när du planerar. Naturligtvis har du även själva hotellet till ditt förfogande, många har både restaurang och andra typer av anläggningar som deltagarna kan använda.

Skapa en tydlig planering till din konferensresa som visar vad som ska göras och när de ska göras. Tänk på att även ha med både korta och långa pauser i programmet. Detta program är inte bara viktigt för deltagarna utan även för ekonomiavdelningen.

Många detaljer vid konferensresa utomlands

När det kommer till konferenser som ska hållas utomlands är det viktigt att tänka på logistiken. Att köpa flygbiljetter är en konst i sig, speciellt om du vill få plats med alla deltagare och samtidigt säkerställa att priset blir acceptabelt. Ett bra tips är att använda en professionell partner för att få hjälper med alltihop, från behovsanalysen och planeringen av din konferensresa och ditt program till själva logistiken och att se till att alla anländer i tid.